نحوه انجام خرید و تدارک اقلام پروژه

در پروژه های بزرگی که به صورت مهندسی / خرید و ساخت ونصب اجرا می گردد انتخاب تیم ها یا پیمانکاران مرتبط از اهمیت بسزایی برخوردار است به گونه ای که بعضا مشاهده گردیده است موفقیت یا عدم توفیق پروژه به عوامل اجرایی وتیم های کاری مرتبط گردیده است. انچه که محل این نوشتار است ساختار تیم پروژه جهت خریدهای پروژه می باشد. چندین سیاست در خصوص فعالیتهای تدارکاتی توسط مدیران پروژه و مدیران ارشد سازمان قابل اعمال می باشد که براساس موارد مشاهده و ثبت شده بیشتر ملاحظه گردیده است.

۱-انتخاب یک شرکت مهم بازرگانی به عنوان بازوی اجرایی خرید در پروژه ها که کلیه فعالیتهای مهم خرید را در دیسیپلینهای مختلف انجام دهد که این امر خود نقاط قوت و ضعف خویش را دارد.

۲- سازماندهی تیم خرید در مدیریت پروژه به گونه ای که کلیه فعالیتهای خرید از مرحله تهیه اسناد مناقصه / ارسال اسناد / دریافت / بررسی های فنی و قیمتی / سفارش خرید / نظارت بر مراحل ساخت و تحویل / تسریع دهی / بازگشایی اعتبار اسنادی و دریافت ضمانتنامه ها و کنترل های قراردادی از نظر بازرسی و.. توسط افراد مختلف در دیسیپلینهای متعدد صورت می پذیرد.

۳- واگذاری بخشی از مراحل خرید و برون سپاری ان از قبیل تسریع دهی و انجام سفارش خرید توسط تیم پروژه

در خصوص ویژگیها و نقاط قوت وضعف هریک جداگانه بحث خواهد شد. 

مسئول جلسات Kick off Meeting کیست؟

پس از نیازو ضرورت به برگزاری جلسه Kick off Meeting توسط کارفرما و ذینفعان پروژّه موضوع جلسه و موارد قابل طرح و نحوه اداره کردن جلسه از مهمترین موضوعات اجرایی شدن قرارداد می باشد. بستگی به عنوان و موضوع قرارداد دستور جلسه تنظیم می گردد. عموما براساس رویه نانوشته شده در پروژه ها پیمانکاریا مشاور دستور جلسه اولیه را به عنوان مهمترین ذینفع قرارداد تهیه و به کارفرما جهت اظهار نظر و تایید ارسال می نماید. دستور جلسه بایستی به متدلوژی پیمانکار جهت اجرای کار و عناوینی که در جهت شروع کار لازم است رفع ابهام گردد محدود گردد و از پرداختن به موارد اضافی پرهیز گردد. 

همچنین نحوه برگزاری جلسات چنانچه شرح کار در دیسیپلین های متعدد می باشدبه طور جداگانه تنظیم گردد تا کارایی و حصول به نتیجه در جلسه حداکثر گردد. ونهایتا جلسه مدیریتی به عنوان جمع بندی در نظر گرفته شود.

چنانچه موضوع قرارداد در حوزه مشاور مهندسی می باشد عموما اداره جلسه برعهده مدیر مهندسی به عنوان ذینفع مستقیم توصیه می گردد. در خصوص قراردادهایی با موضوع خرید تجهیزات و تامین کالا پیشنهاد می گردد مدیران خرید پروژه اداره جلسه را هدایت نمایند. در خصوص قراردادهای ساخت ونصب مدیر ساخت و در خصوص قراردادهایی با موضوع مهندسی / خرید و اجرا جلسه توسط مدیر پروژه رهبری می گردد. هرچند که بستکی به نوع سازمان و ارکان موجود در پروژه قابل انعطاف می باشد.

Kick off Meeting در قراردادهای پروژه

یکی از مهمترین مایلستونها در قراردادهای مدیریت پروژه نحوه شروع و موثر شدن قراردادها می باشد. هرچند که ماده های جداگانه ای در قرارداد جهت نحوه شروع و موثر شدن وجود دارد و شرایط ان را ذکر نموده است .انچه که مدنظر این یادداشت می باشد شروع رسمی فعالیتهای اجرایی است که به گونه ای با برگزاری جلسه ای با معرفی اعضای تیم مدیریت پروژه از سوی کارفرما / پیمانکار و مشاور و تببین برداشت ها و انتظارات از قرارداد منعقد شده در بخشهای مختلف می باشد. به عبارتی پیمانکار/مشاور دریافتهای خویش را از قرارداد به طور کلی و مفهومی اعلام و متدلوژی خویش را به طور تفصیلی جهت اجرای کار تببین می نماید. و نیازمند پاسخگویی کارفرما جهت ابهامات احتمالی خویش می باشد ودرمقابل کارفرما نیز انتظارات خویش را اعلام و درصورت ابهامات احتمالی رفع می نماید.  شایان ذکر است که برگزاری این جلسه بستگی به نوع / اهمیت و حجم قراردادمنعقد شده می باشد. به طور معمول در قراردادهای مشاور مهندسی / مدیریت طرح / پیمانکاران اجرایی عمده و برخی از خریدهای عمده تجهیزات این جلسه با درنظرگرفتن نوع قرارداد و افراد برگزارکننده ان تشکیل می گردد.

نحوه کنترل مدیرطرح توسط کارفرما

همانگونه که در نقش مدیریت طرح در پروژه ها ذکر گردید کارفرمایان بدلایل ذکر شده استفاده از شرکتهایی را به عنوان مدیر طرح / مشاورمدیریت طرح جهت نظارت بر پیمانکاران و اجرای قرارداد انتخاب می نمایند. مهمترین دغدغه کارفرما این است که چگونه از نظارت اجرا توسط مدیر طرح اطمینان حاصل یابد و مطمئن گردد که ایشان به بهترین نحو امور را کنترل می نمایند و حافظ کلیه منافع کارفرما می باشند. یکی از روشهای پیشنهادی این است که کلیه مکاتبات و امور فنی به مدیرطرح واگذار گردد و بخشهایی از کار که اثرات قیمتی و زمانبندی دارد حضور یابدو به عنوان کسی که مالک و پرداخت کننده هزینه های طرح می باشد تصمیم گیری نماید. همچنین میتوان با برگزاری جلسات پیشرفت ماهیانه به طور منظم با مدیریت طرح و حضور کلیه پیمانکاران از وضعیت انها مطلع گردد.