یکی از روشهای کنترلی ونظارت برگزاری جلسات با پیمانکاران / سازندگان  و مشاوران می باشد. که بطور مرتب با انها برگزار و عملکرد انها مورد بررسی و مقایسه برنامه ای قرار گیرد. در این گونه از موارد جلسه توسط مدیر پروژه کارفرما برگزار می گردد. بعضا در درون سازمان کارفرما بین واحدهای ستادی و پروژه  مشکلاتی پیش می اید که لازم است توسط مدیران ارشد یا مدیر عامل اگاهی و حل گردد. از اینرو جلسات دوره ای با مدیر ارشد سازمان جهت اعلام اخرین وضعیت و همچنین دریافت حمایت ها به عنوان یکی از مهمترین ذینفعان پروژه ضروری بنظر میرسد. همچنین میتوان جلسات سه ماه یکبار نیز با حضور کلیه پیمانکاران و مشاوران عمده نیز با حضور مدیر ارشد سازمان برگزار تا ضمن ارائه وضعیت کار ,اهمیت انجام پروژه از سوی مدیر ارشد بیان و مشکلات به راحتی حل گردند.