بعضا در قراردادهای منعقد شده توسط تیم پروژه با مشاوران / پیمانکاران و سازندگان ضرورت حضور نفرات تیم پروژه به طور موردی یا بلندمدت در دفتر و محل ان ها چه در داخل کشور و خارج از ان وجود دارد. در خصوص حضور های بلند مدت ضرورت ان در ابتدای انعقاد قرارداد کاملا باید مشخص گردد که ایا ارائه خدمات در شرح کار پیمانکار می باشد یا توسط سازمان کارفرما تامین می گردد که عموما در شرح خدمات ارائه شده توسط پیمانکار گنجانده می شود.

اما در خصوص ماموریت های موردی از قبیل حضور در جلسات و یا بازدیدهای موردی به طور غالب هزینه ها توسط سازمان کارفرما متعهد می گردد. متاسفانه در خصوص ماموریت های خارجی بعضا محدودیتها و تنگ نظری های از سوی سازمان پروژه وجود دارد و به بیان دیگر حساسیت های خاص شکل می گیرد که بعضا این موضوع حاشیه ای اصل هدف را تحت الشعاع قرار می دهد. قطعا برگزاری جلسه و رسیدن به اهداف پروژه خیلی مهمتر از ماموریت تعدادی از نفرات پروژّه می باشد. در نگاه اول این تصور وجود دارد که سازمان ها شاید بدلیل هزینه زا بودن این ماموریت از حضور نفرات در ماموریت های خارجی جلوگیری می نمایند. هزینه ها شامل بلیط رفت و برگشت / اقامت /غذا و  حق ماموریت پرسنل می باشد. قطعا سازمان های شکل گرفته ضوابط و مقررات و رویه های در این زمینه دارند . با یک بررسی اولیه میتوان فایده های حضور نفرات و هزینه های آن را تهیه مقایسه نمود . چنانچه هزینه ها بالاتر بود باید جلوگیری نمود!